OneDrive, SharePoint et Teams : où enregistrer les documents de l’entreprise

« C’est dans quel Teams, déjà ? » — le temps perdu à chercher des fichiers, les versions qui se contredisent et les documents qui disparaissent avec le départ d’un employé sont des coûts réels. La cause est presque toujours la même : aucune règle claire sur ce qui va où. Pourtant, la logique Microsoft est simple une fois comprise.

OneDrive est le tiroir personnel de l’employé (documents de travail en cours, pas encore partagés); SharePoint est le classeur de l’entreprise (documents qui appartiennent à l’organisation et doivent lui survivre); Teams est la porte d’entrée de collaboration, dont les fichiers sont en réalité rangés dans SharePoint.

Une structure par service ou par grand projet suffit à la plupart des PME : quelques bibliothèques bien nommées, des droits d’accès cohérents, et des noms de fichiers prévisibles. Évitez deux extrêmes : un seul fourre-tout où tout le monde écrit partout, et une arborescence si profonde que personne ne la respecte. Les métadonnées et la recherche Microsoft 365 font le reste.

Prévoyez le cycle de vie : qui possède chaque bibliothèque, ce qui se passe au départ d’un employé (son OneDrive peut être transféré à un responsable pendant une période limitée) et ce qui est archivé ou supprimé. Ces règles soutiennent aussi vos obligations de conservation et de destruction sous la Loi 25.

Une migration depuis un serveur de fichiers ou des postes locaux est le bon moment pour trier : on ne déplace pas dix ans d’archives « au cas où ». SolutionsCW planifie la structure, migre par lots, vérifie les droits et forme l’équipe aux nouvelles habitudes — car le meilleur classement du monde échoue si personne ne comprend la règle.